Наверняка вы хотя бы раз слышали этот вопрос. И если до этого он вас смущал, значит, пришло время узнать наконец про Kanban-доски.
Канбан – это самый эффективный метод управления рабочими процессами в Lean маркетинге. Он помогает визуализировать работу, максимизировать эффективность и оптимизировать загрузку команды. Если говорить простыми словами, то это буквально доска, которая помогает структурировать даже самые сложные проекты по единому и простому формату.
Интересный факт: Слово ‘kanban’ (от япон.) буквально означает «визуальная доска» или «знак». Впервые оно было задействовано для планирования бережливого производства компанией Toyota в 1950 году. Однако термин Kanban появился как сформированный фреймворк только в 2007.
Канбан-доска выглядит предельно просто, и поэтому ее чаще всего выбирают в качестве тест-драйва Agile и Lean методологий. В ней существуют всего три основных столбца-раздела – «Что нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Однако в зависимости от конкретных проектов и задач они могут выглядеть очень по-разному. Заполняя их правильно, вы можете создать своего рода хранилище информации, которое будет работать в режиме реального времени и показывать все слабые места в системе, из-за которых процессы могут затормаживаться или сбоить. И маркетологам, создающим свою первую доску, изменения в работе могут показаться просто ошеломляющими!
Чтобы лучше понять, как работает Kanban, лучше рассмотреть его на примере разных досок. Так вы сможете уложить основные тонкости и понять, какой формат подойдет вашей команде!
Так выглядит обычная Kanban-доска. На первый взгляд довольно просто, не правда ли? Тогда в чем ее эффективность, спросите вы. Не спешите с выводами!
Каждая задача, которую необходимо выполнить вашей команде, находится в самой левой колонке – «Что нужно сделать» (“To Do”). Она еще может называться «Бэклог», «"Backlog," “Requested” или “Ready to Start”.
Во второй колонке – «В процессе» (“Doing”) – находится то, что прямо сейчас в работе у команды и еще не завершено. Как только задача попадает во второй раздел, дороги назад у нее нет. Вы не можете переместить ее обратно в левый столбец, даже если у вас появилась более срочная и более важная проблема. Именно этот столбец поможет вам выявить «бутылочное горлышко» в своем маркетинге и понять, что же работает недостаточно эффективно. Если скорость движения задачи из левого столбца в крайний правый медленная, стоит задуматься почему.
Самый правая колонка – «Сделано» (“Done”) – содержит в себе все выполненные задачи. Это финальная точка, к которой мы стремимся.
Четвертый столбец – а это еще что такое?!
Это фильтр-бокс наших «любимых» правок. Сюда попадают задачи, которых должен посмотреть кто-то из членов команды. В этом разделе вы можете получить обратную связь – и тогда задача вернутся на этап «В процессе», или получить аппрув – и тогда она переместится на финальную стадию в «Сделано». Раздел «Обратная связь» (“Review”) помогает оценить, как эффективно происходит этот процесс в команде. Кто задерживает продвижение задачи дальше и почему. Сколько интераций необходимо, чтобы задача переместилась в «Сделано», и как их сократить. Четвертый столбец поможет ответить на все эти вопросы.
Теперь помимо столбцов давайте добавим строки – или дорожки. Они нужны для того, чтобы определить объем задач внутри команды и емкость ваших потоков. Каждый участник проекта отмечает свои задачи в индивидуальной строке и перемещает их из столбца в столбец. Такой вид Kanban-доски позволяет визуализировать перезагрузку или недозагрузку, добиться большей прозрачности, маневрировать и делегировать. С ним можно настроить «мощность» каждого человека таким образом, чтобы перераспределить часть задач или обязанностей с сотрудников, которые работают сверх своих возможностей, на тех, кто более свободен.
У этой Kanban-доски есть подвид, где помимо индивидуальных строк есть еще и общая – она нужна для задач, над которыми могут работать несколько человек.
Совет: Управляйте процессом, а не людьми! Так вы предоставите команде возможность самоорганизоваться вокруг работы.
Ну и одна из самых любимых – Скрамбан-доска. Она отлично подходит для команд, которые уже знакомы с Agile и Lean маркетингом и хотят работать в кросс-фреймфорках для достижения максимальной эффективности.
Отличительной особенностью этой доски является то, что она тесно связана со Scrum-методологией и как бы визуализирует Спринты.
Первая колонка в ней называется «Предстоящие задачи» (“Upcoming”), и тут собраны все задачи, которые вообще должны быть сделаны, но еще не находятся в работе. При планировании очередного Спринта команда обсуждает, что она возьмет в работу сейчас, а что будет ждать своего часа до следующих Спринтов. И те задачи, которые необходимо сделать в ближайшее время, перемешаются во вторую колонку – «Бэклог Спринта» (“Sprint Backlog”). В ней всегда содержится только кусочек от первой колонки ввиду повышенного приоритета.
Далее задачи двигаются по тому же самому алгоритму, который мы описали выше. Если в вашей команде требуется дополнительная колонка «Обратная связь» (“Review”), то вы можете добавить ее в этой Kanban-доске.
В завершение хочется добавить, что это только малая часть Kanban-досок, которые используются маркетинговыми командами. Существуют доски для event-проект, digital-маркетинга, контент- и SEO-маркетологов и многие другие! Каждая из них отражает индивидуальные особенности каждого процесса и помогает настроить работу таким образом, чтобы добиться максимальной эффективности.
Понравилась статья и хотите узнать, какая Kanban-доска подойдет вашей команде? Напишите вам, и мы проведем консультацию или обучение в зависимости от комфортного формата, который подходит именно вам!